(Senior) Program Operations Manager*in (d/m/w)

Über uns Du liebst es, wenn komplexe Abläufe am Ende einfach funktionieren? Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, bringst unterschiedliche Beteiligte zusammen und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten verlässliche Lösungen werden? Gleichzeitig hast du Lust, operative Prozesse nicht nur auszuführen, sondern mitzugestalten und kontinuierlich besser zu machen? Dann könnte diese Rolle genau dein Ding sein. Du übernimmst eine zentrale Rolle im operativen Herzstück unserer Weiterbildungen. Du stellst sicher, dass unsere Kurse und Standorte organisatorisch zuverlässig laufen, koordinierst interne Teams und externe Partner und löst anspruchsvolle operative Themen von der Planung bis zur Umsetzung. Dabei bist du nah am Tagesgeschäft, triffst eigenständig Entscheidungen und entwickelst gleichzeitig Strukturen und Prozesse weiter, die unseren Betrieb effizienter und skalierbarer machen. Wer wir sind Der Zukunftsmotor ist ein innovatives und auf Zukunftskompetenzen ausgerichtetes Weiterbildungsinstitut für Berufe mit hohem Fachkräftemangel. Wir sind ein junges 40-köpfiges Team, mit dem gemeinsamen Ziel, Menschen eine zweite Chance auf Bildung zu geben. Deine Aufgaben End-To-End Verantwortung Course Operations: Du bist End-to-End verantwortlich für den reibungslosen Kursverlauf vom ersten bis zum letzten Tag und die Sicherstellung von operativen Deadlines entlang aller Stakeholder-Gruppen. Dabei fungierst du auch als Übersetzerin zwischen den verschiedenen Abteilungen und den Teilnehmenden, und findest effektiv schnelle Lösungen bei kurzfristigen Herausforderungen. Standort-Betreuung:  Du bist zentral für unsere Standorte in Berlin, Hamburg, Bielefeld und München verantwortlich und stellst den reibungslosen Ablauf im Austausch mit den AnsprechpartnerInnen vor Ort sowie die strategische Weiterentwicklung & Skalierung der Standorte sicher. Kontinuierliche Prozessoptimierung:  Du analysierst regelmäßig bestehende Abläufe in der Organisation, identifizierst Potentiale zur Optimierung, Automatisierung oder auch Verschlankung von Abläufen. Dabei stellst du immer sicher, dass die aktuellen Abläufe nutzerorientiert dokumentiert sind.  Multi-Stakeholder Projekte: Basierend auf den identifizierten Optimierungen setzt du Projekte mit internen und externen Stakeholdern um und steuerst diese bis zur finalen Zielerreichung. Steuerung externe Stakeholder: Du steuerst unsere externen Stakeholder (z.B. Co-Working Spaces, Lehrwerk-Verlage, unsere externe Zertifizierungs-Stelle), verhandelst Verträge und stellst sicher, dass deren Arbeit zum erfolgreichen Kursverlauf beiträgt. Was du mitbringst Erfahrung: Du hast ein erfolgreich  abgeschlossenes Studium oder eine /Ausbildung  in Bereichen der Wirtschaftswissenschaften, Sozial- oder Naturwissenschaften Du hast mehrere Jahre  praktische Erfahrung in dynamischen Start-Up oder Scale-Up Umfeldern, idealerweise mit Multi-Stakeholder Projekten und im Operations Bereich. Kompetenzen: Problemlösungskompetenz:  Du kannst dich schnell in die Perspektive Anderer eindenken und proaktiv eigenständige Lösungen finden. Es fällt dir leicht, Problemorientierung in Lösungsorientierung zu übersetzen und Möglichkeiten zu sehen, wo andere Einschränkungen vorfinden. Hands-On-MacherIn:  Als kleines Team kommt es immer wieder vor, dass spontane & neue Aufgaben anfallen, die im Team verteilt werden. Du hast Spaß daran, operativ mit anzupacken und kurzfristig Verantwortung für neue Aufgaben zu übernehmen und abwechslungsreich zu arbeiten. Stakeholder & Projekt Management: Du bist in der Lage, komplexe Projekte zu strukturieren und sicherzustellen, dass definierte Deadlines eingehalten werden in enger Abstimmung mit den jeweiligen Stakeholdern. Du kannst eigenverantwortlich priorisieren, viele Bälle gleichzeitig jonglieren und behältst dabei jederzeit den Überblick. Starke Kommunikationsfähigkeiten:  Als zentrale Ansprechperson bei uns im Team für den operativen Kursablauf, bist du stark darin, Probleme zu